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Four Ares—项目经理的备忘法则

2016-11-23 13:44| 发布者: admin| 查看: 1159| 评论: 0|原作者: John Bartlett

摘要: 经常会有人问,项目经理每天做些什么呢?答案似乎很明显:项目经理管理项目啊。但管理项目具体意味着什么呢?是项目经理每天坐在办公室,或走来走去,还是去项目现场,检查项目计划,或承担项目任务?项目经理真正要做的,远比以上所述要多的多。
       经常会有人问,项目经理每天做些什么呢?答案似乎很明显:项目经理管理项目啊。但管理项目具体意味着什么呢?是项目经理每天坐在办公室,或走来走去,还是去项目现场,检查项目计划,或承担项目任务?项目经理真正要做的,远比以上所述要多的多。
       我在做咨询顾问的时候,我们有一个很有用的备忘法则——四个是否(Four Ares),它简洁明了地总结了项目经理应该关注的四个问题:
       我们是否在做正确的事情?(Are we doing the right things?)
       我们是否把这些事情做好了?(Are we doing them well?)
       我们是否完成了这些事情?(Are we getting them done?)
       我们是否从中获得了利益?(Are we deriving the benefit?)
       第一个问题“我们是否在做正确的事情”,主要是看项目相关干系人的需求是否很好地通过工作分解结构(WBS)来设置、同意和呈现在项目计划中了。这是项目中非常重要的一个前期活动,而且是必须尽量保证其正确性的活动。当项目已经有条不紊地在进行中时,再去质疑需求,是没有任何好处的。当然,哪怕项目计划已经“板上钉钉”,也仍然会存在一些需要控制的变更,但显然这些变更并不是大家想要去激活的。大部分项目干系人都不喜欢变更,并且会想办法阻止变更,比如让项目经理添加更多的东西到计划中,扩展预算或压缩项目周期。
       第二个问题“我们是否把这些事情做好了”,重点关心质量问题。在分配资源和预算时,项目计划是否得到了有效并高效的管理?这是项目经理能够节省时间和成本的地方。这需要花时间和精力来细心地分析,而不是依靠运气。当然,质量计划是必须的。与项目干系人的定期沟通能够有效确保他们对质量的期望能够得到满足。
       第三个问题“我们是否完成了这些事情”,重点关注项目进度。检查项目计划的执行进度,是项目经理最基本的角色职责之一。这一部分是第四个问题(“我们是否从中获得了利益”)与前一个问题(我们是否把这些事情做好了)这二者之间的过渡连接。一个任务的完成,哪怕它执行得很好,但这并不意味着最终结果一定能满足项目干系人的期望。这也是为什么期望管理必须成为一个持续的活动。然而,利益或好处,在项目管理中是一个具有争议性的议题。有多少项目经理认为他们需要去管理利益?他们的工作难道不是随着最终交付物的交付而结束了吗?实际上,当项目完成后的一段时间内,只有当用户日复一日地使用交付成果时,才能看得到利益。
       搞清楚以上四个Ares,或许离一个优秀的项目经理已经不远了。

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